Stress ist in unserer heutigen Gesellschaft gang und gäbe. Gründe dafür gibt es mehr als genug. Einer davon könnte beispielsweise sein, dass du nicht achtsam mit dir selbst bist. Dass du nicht auf ausreichend Puffer zwischen deinen einzelnen Aktionen achtest.
Zwei Zahlen, eine Regel
Bestimmt kommt dir das auch bekannt vor: Du nimmst dir bestimmte Sachen an einem Tag vor. Und dann ist der Tag vorbei und die Dinge sind immer noch unerledigt. Statt weniger Stress wird es immer mehr.
Was könnte hier schiefgelaufen sein? Meistens sind es zwei Punkte:
- Die zu erledigende Sache hat länger gedauert als geplant.
- Es ist etwas Unerwartetes dazwischengekommen.
Wenn du also deinen Tag bis auf die letzte Minute verplanst, gerätst du garantiert in Stress. Wie war das mit dem Sprichwort? Unverhofft kommt oft.
Wenn also zum Beispiel der Chef noch zusätzliche Wünsche hat. Oder der Kunde gerade ein dringendes Problem hat. Oder das Kind wegen Übelkeit von der Schule abgeholt werden muss. Was machst du dann? Für was entscheidest du dich? Entweder du kümmerst dich um die aktuelle neue Situation und lässt deine eigentlich geplanten Aufgaben liegen. Oder du erledigst die Dinge, die du eigentlich geplant hattest.
Das würde allerdings bedeuten, dass du irgendwo Abstriche machen musst. Und vor allem: Wie entscheidest du, was gerade wichtiger ist? Ist das Problem des Kunden bzw. die Wünsche des Chefs dringender als deine vorliegende Arbeit? Ärger könnte bereits vorprogrammiert sein, wenn du nicht flexibel sein kannst. Wenn du dein Kind nicht abholst und stattdessen die Oma schickst, hast du vielleicht ein schlechtes Gewissen.
Kursempfehlung: Vor-Ort-Kurse oder Online-Kurse
60:40-Regel
Wie hättest du nun weniger Stress haben können? Dafür gibt es die sogenannte 60:40-Regel. Was ist damit gemeint?
Es bedeutet, dass du max. 60 Prozent deiner Arbeitszeit verplanen sollst. Die übrigen 40 Prozent sind genau für oben genannte Fälle. Du planst sozusagen Zeit als Reserve ein. Zeit, in der du dir keinerlei Aktivitäten vornimmst. Du hast Mut zur Lücke in deinem Terminplan. Und dadurch wahrscheinlich weniger Stress.
Soooooooooo viel?
In die 40 Prozent fällt also alles hinein, was dich unerwartet aufhält: Störungen, Zeitfresser und akute Notfälle (egal ob bürotechnisch oder sonstiges).
Jetzt denkst du bestimmt, 40 Prozent sind ganz schön viel. Glaube mir, das sind sie nicht. Aber ich möchte dich nicht überreden, sondern überzeugen. Manchmal ist es auch ein bisschen abhängig von der Tätigkeit, die du ausübst.
Stelle dir einen Arbeitstag mit zehn Stunden vor. Davon verplanst du realistisch sechs Stunden für fixe Aufgaben. Denke dabei auch an festgelegte Termine wie Meetings, Kundengespräche etc. Also auch an Zeiten, die bereits von Anderen für dich geplant wurden.
Deine anderen vier Stunden hältst du dir frei für unvorhergesehene Sachen. Wie zum Beispiel unerwartete Ereignisse oder Verzögerungen. Dadurch kannst du flexibler reagieren. Und du hast viel weniger Stress.
Mal so, mal so.
Nicht jeder Tag ist gleich. Auch die Umstände können sich ändern. Beispielsweise könnte es im Büro ruhiger sein, wenn der Chef auf Geschäftsreise ist. Oder in der Urlaubszeit. Vielleicht gibt es ja auch bestimmte Wochentage oder sogar Monate, in denen es ruhiger ist und du weniger Stress hast. Hier hast du eventuell die Möglichkeit, etwas weniger Pufferzeiten einzuplanen.
Dann kann es auch noch von der Art der Tätigkeit abhängen. Bei Routineaufgaben wird oft auch nicht so viel Puffer benötigt. Diese bist du gewohnt und kannst sie relativ gut einschätzen. Wenn du allerdings vor einer neuen Aufgabe stehst, dann solltest du ruhig etwas mehr Puffer als gewöhnlich einplanen. Denn diese Situation kannst du nur schwer einschätzen. Das heißt, desto unsicherer du dich bei deiner neuen Aufgabe bei der Zeiteinschätzung fühlst, desto mehr Pufferzeit solltest du einplanen. Ebenso ist es z.B. bei einem Job mit viel Kundenverkehr. Hier musst du davon ausgehen, dass du ständig unterbrochen wirst. Und dadurch viel mehr Zeit für deine normale Tätigkeit benötigst.
Manchmal kommt auch nichts dazwischen und du bist gut in deiner Zeit. Dann packe die Gelegenheit am Schopf, und arbeite deine To-do-Liste weiter ab. Dadurch kannst du sozusagen schon ein bisschen „vorarbeiten“. Oder du machst mal eine Pause, um dann wieder mit frischem Schwung und Elan weiterzuarbeiten. Oder du gönnst dir deine gewonnene Freizeit und gehst früher nach Hause. Und das Ganze mit weniger Stress.
Puffer bei einem Projekt
Bei einem größeren Projekt ist es wichtig, ausreichend Pufferzeiten einzuplanen. Dann können sich innerhalb des Projektes verschiedene Dinge verschieben. Beziehungsweise es können unvorhergesehene Sachen in den Pufferzeiten erledigt werden. Bei kleinen Terminverschiebungen wird dadurch dann nicht gleich das ganze Projekt gefährdet. Und der Endzeitpunkt bleibt unverändert.
Momentan schreibe ich an meiner Masterarbeit. Die Zeiten, in denen ich daran arbeite, sind genau geplant. Aber ich plane immer äußerst großzügig. Denn die Erfahrung hat mich gelehrt, dass immer etwas dazwischenkommen kann.
Beispielsweise geht an dem einen Tag das Internet nicht. Ich kann also nicht recherchieren. Also kommt Plan B zum Tragen. Oder ich bekomme unerwartet Besuch. Denn ich arbeite ja überwiegend von zuhause aus. Oder es kommen zusätzliche Patiententermine dazu, die ich eigentlich nicht vorgesehen hatte.
Für all diese Fälle muss es Pufferzeiten geben. Sonst komme ich mit meiner Masterarbeit nicht voran. Beziehungsweise bin zur Deadline immer noch nicht fertig. Was äußerst übel wäre.
Andererseits können genügend Pufferzeiten zu einer nachlassenden Disziplin verführen.
Ich bleibe bei dem Beispiel von meiner Masterarbeit. Der Abgabezeitpunkt ist mir schon seit langem bekannt. Ich habe auch frühzeitig damit begonnen. Aber wenn ich ehrlich bin: Ich hätte definitiv mehr machen können. Jetzt sind es noch sieben Wochen bis zum Abgabetermin. Jetzt heißt es: Gas geben! Meine Erfahrung bestätigt es immer wieder: Am Ende wird es immer eng! Egal wieviel Puffer ich eingebaut habe. 😉
Tage wie diese …
Und dann gibt es noch die Tage, in denen du trotz Pufferzeiten einfach nicht fertig wirst. Das mag dann eventuell auch mal an deiner persönlichen Verfassung liegen. Oder an deiner Leistungskurve, die auch mal verrücktspielen kann. Diese Tage gehören einfach dazu.
Mir geht es manchmal so, dass ich meinen Tag wunderbar geplant habe. Ausreichend Pufferzeiten eingebaut habe. Und dann sitze ich vor meinem Laptop und habe zu nichts Lust. Zuerst versuche ich es mit ein paar Tricks, wie z.B. der 10-Minuten-Regel. Aber wenn ich merke, dass alles nicht fruchtet, dann lasse ich es einfach sein. Dann faulenze ich auch mal. Und gebe halt am nächsten Tag ein bisschen mehr Gas. Dadurch habe ich zwar nicht weniger Stress, aber ich konnte meine Batterien wieder aufladen.
Leseempfehlung: Aufschieberitis – schlimm?
Übung für dich
Probiere die 60:40-Regel aus. Du kannst auch gerne ein bisschen mit den Zahlen spielen. Finde die für dich passende Kombination bzw. den passenden Puffer. Und wenn du das Gefühl hast, dass du eine optimale Verteilung gefunden hast, dann bleibe dabei. Du hast jederzeit die Möglichkeit, diese wieder anzupassen, wenn sich etwas verändert.
Ich wünsche dir viele angenehme Arbeitstage mit ausreichend Pufferzeiten.
Wenn dir dieser Artikel gefallen hat, würde ich mich sehr über einen Kommentar von dir freuen.
Liebe Grüße, Silvia
PS: Wenn du dich im Büro zwischendurch körperlich oder mental entspannen möchtest, empfehle ich dir meinen 3-wöchigen Emailkurs „Entspannung im Büroalltag„. Dort erhältst du 15 alltagstaugliche und effektive Entspannungsimpulse bzw. -übungen.
♥ ♥ ♥
Wenn du gerne regelmäßige Tipps von mir haben möchtest, dann trage dich hier ganz unverbindlich in meinen Newslettter, die Entspannungs-und Ernährungs-Impulse, ein:
3 Gedanken zu „Mehr Puffer, weniger Stress“